作者：翁淳光

Weng Chunguang

( 重慶醫(yī)科大學(xué)圖書館, 重 慶 400016)

( Library of Chongqi ng Uni v ersi ty of M edical S ciences, Chongqing 400016)

摘要：圖書館集成管理系統(tǒng)軟件的設(shè)計(jì)是圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)的關(guān)鍵, 其中期刊管理系統(tǒng)在 圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)中有其自身的特點(diǎn), 并有一 定難度。本文以金盤公司的軟件為例, 分析期刊管理系統(tǒng)在具體操作中出現(xiàn)的一些問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：金盤 圖書館自動(dòng)化系統(tǒng) 計(jì)算機(jī)應(yīng)用 期刊管理

我館于 1996 年購(gòu)進(jìn)北京金盤電子有限公司的圖書館集成管理系統(tǒng)( Version 2. 1)，該系統(tǒng)通過(guò)局域網(wǎng), 較全面地應(yīng)用于圖書館各工作點(diǎn)。它可在 MS DOS平臺(tái)上運(yùn)行, 也可在Windows平臺(tái)上運(yùn)行。我館現(xiàn)采用 M S DOS 環(huán)境。我館于 1996 年開始逐步使用期刊管理系統(tǒng),本文將使用過(guò)程中的有關(guān)問(wèn)題提出探討, 進(jìn)行分析。

集成管理系統(tǒng)優(yōu)化了期刊管理

(1) 書目數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)化 該系統(tǒng)中文期刊著錄采用CNMARC 格式, 西文期刊著錄采用U NMARC 格式, 加強(qiáng)了期刊著錄的標(biāo)準(zhǔn)化便于期刊的網(wǎng)絡(luò)管理和文獻(xiàn)資源共享。為我校即將開通的校園網(wǎng)絡(luò)提供了規(guī)范化的數(shù)據(jù)。

(2) 規(guī)范訂購(gòu)程序 變手工操作為計(jì)算機(jī)操作, 節(jié)省人力、時(shí)間和重復(fù)勞動(dòng)。彈出 訂購(gòu)窗口, 選擇 錄入新刊書目數(shù)據(jù) , 可進(jìn)行期刊標(biāo)準(zhǔn) MARC 格式的著錄, 在錄入標(biāo)準(zhǔn) MARC 格式之后, 按回車鍵, 又選擇 訂購(gòu)數(shù)據(jù)管理 , 可進(jìn)行新訂、續(xù)訂期刊功能。使用該系統(tǒng)可以杜絕期刊重復(fù)訂購(gòu)。目前期刊訂購(gòu)?fù)緩胶芏? 如中文期刊可分為郵購(gòu)、函購(gòu), 西文期刊可分為原版和其他交流方式。而且訂購(gòu)地點(diǎn)也較多, 有中國(guó)圖書進(jìn)出口公司、教育圖書公司、西安世界圖書公司、上海世界圖書公司等。因此手工訂購(gòu)極易出現(xiàn)漏訂和重訂。計(jì)算機(jī)操作, 訂購(gòu)情況通過(guò)顯示屏一目了然。西文期刊從預(yù)訂數(shù)據(jù) 096 字段可以看出所需年代是否已訂購(gòu),并可看出當(dāng)前刊的訂購(gòu)份數(shù)、訂購(gòu)價(jià)格、訂購(gòu)狀態(tài)( 新訂、續(xù)訂) 、訂購(gòu)刊別( 原版交換等) 。中文期刊從預(yù)訂數(shù)據(jù) 996 字段可看出當(dāng)前刊的訂購(gòu)情況。中文期刊訂購(gòu)還節(jié)省許多手工抄寫程序, 計(jì)算機(jī)可根據(jù)用戶的需要自行定義并打印出各種訂單和訂購(gòu)目錄, 并可將月價(jià)、季價(jià)、半年價(jià)自動(dòng)轉(zhuǎn)換成年價(jià)。

(3) 驗(yàn)收登到明朗化 進(jìn)入 驗(yàn)收登到 窗口, 將期刊的年、卷、期和復(fù)本量輸入, 之后便可從顯示屏上調(diào)出該種期刊到刊情況。期刊不按順序登到, 該系統(tǒng)可自動(dòng)排序。采購(gòu)人員在選擇訂刊途徑時(shí), 可調(diào)出該項(xiàng), 了解當(dāng)前期刊的到刊情況, 并且相互之間可進(jìn)行比較。讀者查詢新到期刑, 只需由工作人員調(diào)出該項(xiàng), 便可了解新到期刊目次。

(4) 簡(jiǎn)化裝訂程序 期刊裝訂工作程序較多, 手工操作時(shí)重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象嚴(yán)重。就一批裝訂期刊目錄就要用打字機(jī)重復(fù)多遍: 打裝訂清單、打借出卡片、打館藏財(cái)產(chǎn)登記目錄等。應(yīng)用該系統(tǒng)只需先打出借出卡片, 根據(jù)借出卡片再錄入裝訂數(shù)據(jù)。根據(jù)裝訂數(shù)據(jù)計(jì)算機(jī)自動(dòng)排序, 此時(shí)彈出 打印裝訂清單 窗口, 打印出裝訂清單。期刊裝訂完畢后, 進(jìn)行驗(yàn)收, 入典藏, 并輸入裝訂批號(hào)和財(cái)產(chǎn)登錄的起始號(hào)碼, 該系統(tǒng)將自動(dòng)生成該批期刊的登錄號(hào), 最后打印出館藏財(cái)產(chǎn)登記目錄。

(5) 清楚期刊沿革變化 彈出 關(guān)聯(lián)期刊 菜單, 可根據(jù)記錄著錄的刊史沿革變化的情況,顯示出當(dāng)前刊改名、繼承、合并、分出等記錄。使用戶十分方便地瀏覽一種期刊因發(fā)展變化而產(chǎn)生的多個(gè)記錄的館藏。

集成管理系統(tǒng)在期刊管理中可改進(jìn)的地方

(1) 驗(yàn)收登到窗口 打印收登清單, 在驗(yàn)收登到的菜單上, 分別列出期刊發(fā)送的閱覽室, 但是當(dāng)打印清單時(shí)卻不能按閱覽室的編號(hào)分別打印, 如能修改一下, 可分別打出各閱覽室的發(fā)送清單, 那么在接收時(shí)可更加清楚。

(2) 打印催詢通知單 該項(xiàng)功能希望能加強(qiáng)準(zhǔn)確率, 如打印西文生物類期刊缺刊時(shí), 從大于或等于項(xiàng)輸入期刊號(hào) B001, 從小于或等于項(xiàng)輸入 B214, 結(jié)果顯示有的期刊為 沒(méi)有到任何一期 , 可手工查閱登到目錄已到好幾期了。

(3) 裝訂窗口 按系統(tǒng)程序規(guī)定, 每批裝訂完畢后的期刊, 經(jīng)過(guò)驗(yàn)收, 系統(tǒng)自動(dòng)將當(dāng)前日填入 驗(yàn)收日期 中, 然后進(jìn)入 入典藏 界面, 輸入指定裝訂的批次號(hào)和起始登錄號(hào), 系統(tǒng)會(huì)根據(jù)已驗(yàn)收期刊自動(dòng)生成裝訂刊的登錄號(hào), 這樣裝訂期刊進(jìn)入典藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù), 然后打印出館藏財(cái)產(chǎn)登記目錄?？稍趯?shí)際應(yīng)用中, 發(fā)現(xiàn)有些未驗(yàn)收的期刊仍被打印出來(lái), 事實(shí)上該功能只認(rèn)裝訂的批號(hào), 而沒(méi)在意是否驗(yàn)收, 這樣打出來(lái)的館藏財(cái)產(chǎn)登記目錄總與驗(yàn)收后的目錄有差錯(cuò)。

(4) 收藏卷期窗口 該系統(tǒng)屬網(wǎng)絡(luò)多用戶版, 因此用戶可以在圖書館以外的地方查訪圖書館的藏書情況。 收藏卷期 窗口就是該系統(tǒng)向用戶開放的窗口之一。然而這窗口的數(shù)據(jù)必須由工作人員每年逐冊(cè)進(jìn)行輸入。設(shè)想能否從數(shù)據(jù)庫(kù)中直接生成, 這樣可減少工作程序、也增加數(shù)據(jù)的一致性。

期刊管理系統(tǒng)的程序設(shè)置有一定難度, 期刊的出版周期、期刊名稱、出版機(jī)構(gòu)、郵發(fā)代號(hào)、訂購(gòu)形式等等都受其出版內(nèi)容、出版經(jīng)費(fèi)等的影響, 變化較多, 因此在設(shè)置程序時(shí)既要考慮到它的規(guī)范性, 又要考慮到它的靈活性, 實(shí)屬不易。愿該系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中不斷改進(jìn), 做到凡是系統(tǒng)提供的功能都能達(dá)到預(yù)期的目的。

目前金盤公司已指出 Window s 95( GDL IS Version 2. 5) , 新的操作環(huán)境我館尚未開展, 但通過(guò)用戶手冊(cè)介紹和實(shí)際演示,可以看出有的操作形式已有改進(jìn)。

為了充分發(fā)揮集成系統(tǒng)的功能, 適應(yīng)技術(shù)服務(wù)與讀者服務(wù)組織結(jié)構(gòu)的變化, 圖書館界已經(jīng)開始采取一些相應(yīng)的辦法。由于傳統(tǒng)功能型結(jié)構(gòu)的打破, 多工作任務(wù)小組的矩陣型結(jié)構(gòu)的確立, 不少圖書館開始推行全面質(zhì)量管理( T otal Qualit y Manag ement T QM ) 模式。全面質(zhì)量管理方式的使用, 使圖書館的組織變得更為平坦, 每個(gè)工作人員具有更強(qiáng)的自主性和責(zé)任感。

此外, 因?yàn)樽詣?dòng)化集成系統(tǒng)的運(yùn)用, 為圖書館打破集中管理模式而采用分散管理模式提供了條件和手段。分布的書目數(shù)據(jù)庫(kù)不僅給予了各個(gè)分館更大的自主權(quán), 同時(shí)也給各個(gè)部門和小組帶來(lái)更大的自主性。各個(gè)部門、各個(gè)小組和各個(gè)個(gè)人都可以自由地維護(hù)和使用個(gè)別的或整個(gè)系統(tǒng)的文檔。集成系統(tǒng)保證了分工分散運(yùn)行的圖書館工作的一致性和統(tǒng)一性。現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用必將對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的圖書館發(fā)揮越來(lái)越大的作用, 重組的圖書館各部門也將在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)揮更重要的作用。

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